Transportarea mărfurilor nu este o misiune deloc ușoară. Această activitate implica asigurarea multor documente și resurse pentru ca întreaga operațiune să se desfășoare optim și legal. Unul dintre documentele care nu trebuie să lipsească în timpul unui transport, fie el național sau internațional, este avizul de însoțire a mărfii. Acest aviz însoțește bunurile expediate pe parcursul transportului și este utilizat în diverse scopuri.
Pentru a descoperi toate implicațiile și modul de întocmire a avizului de însoțire a mărfii, te invităm să citești în continuare informațiile pe care ți le punem la dispoziție.
1. Ce reprezintă avizul de însoțire a mărfii?
Indiferent dacă vorbim despre transportul național sau internațional, avizul de însoțire a mărfii a este un document necesar bunei desfășurări a operațiunii de livrare. Documentul cuprinde informații financiare și trebuie să însoțească marfa transportată pe toată durata, începând din punctul de plecare și până la destinație.
Prin intermediul acestui aviz se întocmește factura fiscală emisă de către furnizor. Acesta este reglementat de Ordinul Ministrului Finanțelor nr.2634/2015 și servește drept document de bază pentru întocmirea facturii. Acesta poate fi utilizat în situațiile în care furnizorul nu îți permite să emită factura necesară operațiunii de vânzare-cumpărare. De asemenea, avizul joacă și roluri de dispoziție de transfer al bunurilor, document de primire în gestiune și document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
În ceea ce privește rolul de document de descărcare din gestiune a bunurilor cu titlul gratuit, avizul este întocmit astfel încât să nu fie necesară emiterea unei facturi, lucru menționat pe în cuprinsul acestuia.
Un aspect important de menționat și știut este reprezentat de faptul că factura emisă cu ajutorul avizului de însoțire a mărfii, trebuie să aibă un termen limită care să nu depășească data de 15 a lunii următoare.
Avizul de însoțire al mărfii circulă atât la furnizor, cât și la cumpărător pentru buna gestionare a produselor transportate. La finalul operațiunii de transport, avizul se arhivează în cazul cumpărătorului la compartimentul financiar-contabil, iar în cazul furnizorului, fie la compartimentul de desfacere și la compartimentul financiar-contabil.
2. Când și cum se întocmește avizul de însoțire a mărfii?
Pentru efectuarea transporturilor de marfă utilizând autovehicule, este necesar să fie îndeplinite toate condițiile impuse din punct de vedere legal. Toate reglementările există pentru a facilita o mai bună coordonare a livrărilor, precum și rezolvarea mult mai ușoară a posibilelor probleme sau situații neprevăzute care se pot ivi pe parcursul expediției.
Avizul de însoțire a mărfii se întocmește înainte expedierea unor anumite produse către un destinatar, acesta trebuie să însoțească marfa pe parcursul întregii operațiuni de transport. Acesta se tipărește în două sau mai multe exemplare, de către unitățile care nu au posibilitatea întocmirii facturii în momentul realizării livrării, dar și în alte situații stabilite prin procedurile interne ale firmei. Pentru a întocmi un aviz în mod corespunzător, ținând cont de legislația aflată în vigoare, trebuie să te asiguri că acesta cuprinde următoarele elemente:
● Numărul și seria de înregistrare
● Data emiterii
● Datele despre furnizorul de bunuri: adresa, numele companiei și codul unic de identitate fiscală
● Datele despre cumpărător: numele companiei, codul unic de identitate fiscal și adresa
● Datele despre delegatul expediției: informații din cartea sa de identitate, numărul autoturismului de transport care urmează să livreze marfa și ora la care se efectuează expediția
● Informații despre bunurile trimise: o scurtă descriere, prețul și cantitatea acestora
● Data de primire a produselor și semnătura celui care le-a primit în gestiune
Avizul de însoțire a mărfii este ușor de generat și completat cu informațiile aferente menționate anterior, datele necesare fiind ușor de procurat pentru a putea fi utilizate în identificarea transportului.
Cum avizul de însoțire a mărfii reprezintă un document cu regim intern de numerotare și tipărire, la baza întocmirii acestuia stau procedurile proprii ale entității. În acest fel, fiecare companie își stabilește propria procedură internă de numerotare a avizelor. Important de reținut este că, deși firmele au posibilitatea aceasta, trebuie să aibă în vedere ca totul să se desfășoare legal. Așadar, indiferent dacă vorbim despre serviciile de livrare standard sau serviciile de livrare a coletelor cargo, acestea trebuie însoțite de un aviz întocmit corespunzător. Pe site-ul pttexpress.ro ai la dispoziție aceste servicii, precum și posibilitatea de livrare a mărfii cu mijloace de transport de mare tonaj prin intermediul Filadelfia International Logistics.
În concluzie, avizul de însoțire a mărfii joacă un rol important în efectuarea expedițiilor de colete și trebuie întocmit corespunzător, având în vedere prevederile legislative aflate în vigoare. Făcând acest demers, transportul va fi în siguranță și întreaga tranzacție va fi finalizată cu succes, astfel încât atât furnizorul și cumpărătorul să fie mulțumiți.
