Factura storno – când este folositoare și care sunt procedurile de emitere?
Ce înseamnă factura storno? Factura storno presupune metoda prin care se poate rectifica o factură precedentă. Dacă un client nu mai dorește să colaboreze cu tine, dar a apucat deja să achite serviciul, atunci ești nevoit să emiți o factură de rectificare a celei emise anterior.
1. Factura storno – Care sunt situațiile în care ai nevoie de ea?
Factura storno poate apărea în cele mai diverse situații, fie că lucrezi în sistem PFA, SRL sau ca persoană fizică independentă:
- Retururi. Atunci când clientul dorește să returneze un produs, devine obligatorie emiterea facturii storno. Să zicem că unui client i s-a livrat alt produs decât cel comandat sau acesta a ajuns la destinație stricat. Când se face returul livrării, se realizează o factură storno pentru factura precedentă. Nu este necesară legarea facturii de stornare cu chitanța. Stornarea vizează exclusiv factura anterioară, în schimb, chitanțele nu se pot emite cu minus.
- Erori în factura precedentă. Cele mai comune erori sunt cele în care ai adăugat un produs sau serviciu în plus sau ai omis să aplici o reducere de preț. În oricare dintre aceste situații, factura precedentă care implică astfel de greșeli poate fi stornată prin emiterea altei facturi, de data aceasta cu toate datele corecte.
- Regularizarea avansului. Ce este factura storno pentru regularizarea avansului? Aceasta este ipoteza cea mai des întâlnită în care se cere stornarea facturii. Avansul primit de la clienți pentru comenzile finalizate trebuie să fie specificat în registrul de facturi. La întocmirea facturii finale pentru totalul comenzii, emite o factură storno pentru factura de avans.
- Încetarea contractului de colaborare. Dacă ai încheiat o înțelegere privind livrarea unor servicii sau produse, dar clientul dorește să renunțe la colaborare, tot ce poți să faci este să stornezi factura anterioară. Acest procedeu este acceptat doar dacă livrarea respectivă nu a ajuns la client.
2. Factura storno – Ipoteze în care nu poate fi emisă
Există două contexte în care factura storno nu mai poate fi emisă și anume:
- Livrarea a fost onorată. Factura nu trebuie stornată dacă livrarea a fost făcută, dar clientul nu a apucat să achite bunurile sau serviciile care fac obiectul livrării.
- Clientul nu a primit factura. Dacă factura nu a ajuns la client, atunci nu se impune stornarea, ci anularea facturii.
Proceduri de stornare
Există două proceduri de stornare a facturilor. Se emite factura cu semnul minus în dreptul valorilor care se doresc a fi stornate și cu semnul plus în dreptul valorilor corectate. Sau, se pot emite două facturi: una care cuprinde toate sumele cu minus din factura anterioară și altă factură în care se precizează valorile corecte.
Mai există și procedura stornării integrale sau parțiale. Stornarea integrală presupune ca pe factura precedentă să fie trecute toate valorile cu minus. Stornarea parțială vizează modificarea doar anumitor valori din factura emisă inițial și doar acestea vor fi trecute cu minus. Ceea ce au în comun stornarea integrală și cea parțială este faptul că, în cazul ambelor, se pot aplica procedurile menționate mai sus.
Anularea facturii versus stornare
Anularea facturilor fiscale este posibilă atunci când acestea nu au fost trimise beneficiarului și este emis un nou document cu datele corecte. Anularea facturii se impune strict în situația în care factura a fost emisă eronat.
Stornarea facturii se impune atunci când factura a fost transmisă beneficiarului și se dorește corectarea anumitor informații (de exemplu, prețul eronat) sau în contextul în care clientul returnează parțial sau în totalitate bunurile.
În privința efectelor în contabilitate a procedurii de stornare și anulare, se fac următoarele mențiuni: operațiunile care se regăsesc într-o factură anulată nu produc efecte juridice și, prin urmare, nu se înregistrează în contabilitate. Facturile anulate pot fi arhivate până la data la care expiră termenul legal de păstrare a documentelor de acest tip ori se casează la inventarierea care are loc anual.
Factura de storno se trece în registrul de vânzare-cumpărare și revine în decontul furnizorului pentru perioada în care s-a realizat procedura de modificare. Aceasta se capsează alături de factura rectificată și se plasează apoi în registrul de vânzări/cumpărări. În eventualitatea unor inspecții fiscale, de preferat ar fi să atașezi la cele două facturi și un proces verbal de explicații în care să fie precizate motivele stornării. Motivele de stornare sau anulare a facturilor nu trebuie să vizeze neachitarea acestora, atâta vreme cât s-a făcut deja livrarea bunurilor sau a serviciilor.
Așadar, ține cont de aceste informații în cazul în care este necesară stornarea unor facturi. Aceasta poate apărea atât în cazul transporturilor naționale, cât și în cazul transporturilor internaționale. Deși nu presupune un proces foarte greu, este nevoie să fii foarte atent pentru a evita orice problemă care ar putea apărea în viitor.
