Luna decembrie este, fără îndoială, una dintre cele mai dificile perioade ale anului pentru livrări: volumele cresc masiv, condițiile meteo se schimbă de la o zi la alta, iar zilele libere de sărbători scurtează intervalul efectiv de lucru. Toți acești factori pun presiune atât pe expeditori, cât și pe curieri, mai ales când vorbim despre colete grele.
După ce în Partea I am discutat despre planificare, ambalare și alegerea momentului potrivit pentru expediere, azi vorbim despre ce poți face concret ca expeditor pentru a evita întârzierile, retururile și problemele tipice ale lunii decembrie.
Indiferent că trimiți mobilă, electrocasnice, echipamente sau alte produse voluminoase, următoarele recomandări te vor ajuta să optimizezi întregul proces și să te asiguri că produsele ajung în siguranță la destinație.
- Comunică proactiv cu destinatarul
Unul dintre motivele principale pentru retururile de colete grele în perioada de vârf este lipsa destinatarului la adresă. În lunile aglomerate, curierii nu pot reveni rapid a doua oară, iar reprogramările se mută automat cu 24–48 de ore.
De aceea, este recomandat:
- să anunți destinatarul cu 24–48 de ore înainte de expediere;
- să îi transmiți intervalul estimativ al livrării – cel stabilit cu firma de curierat, nu unul generalist;
Pentru colete mari, destinatarul poate avea nevoie de ajutor la descărcare. O simplă comunicare clară previne multe probleme.
2. Organizează intern fluxul de pregătire a coletelor
În cazul magazinelor online care trimit frecvent colete grele, decembrie pune presiune pe întregul lanț logistic. Pentru a funcționa eficient, ți-am pregătit câteva recomandări concrete:
4.1. Creează sloturi dedicate pentru coletele grele
Separă coletele mari de cele standard. Acestea necesită timp suplimentar de ambalare și manipulare.
4.2. Alocă personal exclusiv pentru verificarea ambalajului
Multe deteriorări apar din grabă. Un control suplimentar reduce semnificativ retururile costisitoare.
4.3. Pregătește AWB-urile în avans
Cu integrarea prin WebTrucker sau API, generarea și tipărirea AWB-urilor durează câteva secunde și elimină erorile.
4.4. Comunică termene realiste clienților tăi
Nu promite livrare „mâine” în perioada 15–23 decembrie pentru colete de peste 31,5 kg. Consumatorii apreciază transparența şi un termen predictibil mai mult decât promisiuni nerealiste.
3. Atenție la retururi: decembrie și ianuarie au cele mai mari volume
Retururile pot deveni costisitoare dacă nu sunt gestionate corect, mai ales dacă vorbim despre colete grele.
Pentru a diminua riscurile:
- informează clienții despre dimensiuni, culori și toate specificațiile relevante;
- oferă imagini clare și detalii complete;
- explică regulile de retur încă din pagina produsului;
- recomandă-le clienților să păstreze ambalajul original până la expirarea termenului de retur, pentru a returna în siguranță produsele, dacă este cazul.
În ianuarie, companiile se confruntă cu valul de „schimburi” de produse (electrocasnice, mobilier, echipamente sportive), aşa că organizarea retururilor este foarte importantă.
4. Alege servicii suplimentare potrivite pentru coletele grele
Atunci când e cazul, serviciile suplimentare pot fi foarte folositoare, mai ales în lunile aglomerate. PTT Express oferă opțiuni care devin extrem de utile în decembrie:
- SMS de notificare – destinatarul știe când vine coletul şi îşi poate organiza programul pentru a fi la adresă.
- Asigurare suplimentară – recomandată pentru echipamente scumpe.
- Deschidere colet – utilă pentru magazine online, crește încrederea clientului.
- Reambalare – pentru situațiile în care coletul ajunge cu ambalaj deteriorat în rețea.
- Retur documente – pentru firme care trimit contracte sau acte împreună cu produsele.
Folosirea acestor servicii optimizează fluxul final de livrare și reduce semnificativ riscurile.
5. Cum gestionezi situațiile neprevăzute din decembrie
În perioadele foarte aglomerate, pot apărea:
- întârzieri din cauza vremii;
- drumuri blocate;
- volume neobișnuit de mari în anumite zone;
- lipsa destinatarului la adresă;
- acces dificil la anumite locații (zăpadă, străzi înguste, parcări ocupate).
Ce poți face:
- Monitorizează coletul în AWB tracking.
- Dacă vezi o întârziere de 24–48 ore, contactează destinația pentru disponibilitate.
- În cazul unei livrări nereușite, reprogramează rapid prin comunicare directă.
- Nu expedia colete grele în perioada 22–24 decembrie dacă nu este absolut necesar.
Decembrie nu trebuie să aducă haos în expedierea coletelor grele dacă urmezi câteva principii simple: comunicare bună, verificarea datelor, ambalare corectă, monitorizare prin AWB și planificare anticipată.
Cu instrumentele potrivite și cu un curier specializat în colete grele, precum PTT Express, poți transforma una dintre cele mai aglomerate luni ale anului într-un proces eficient și previzibil. Contactează-ne azi pentru o ofertă!
